KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay

Trong một doanh nghiệp, thông thường mỗi bộ phận sẽ có bản mô tả công việc. Cấp trên dựa vào đó để đánh giá mức độ hoàn thiện việc được giao. Căn cứ vào chỉ số KPI công ty sẽ có chế độ đãi ngộ hoặc xử phạt cho từng nhân viên. Vậy KPI là gì? Đâu là cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay? Cần tránh sai lầm gì khi triển khai KPI?

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
KPI VSM

KPI là gì? 

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator. KPI được cho rằng là thang đo hoàn hảo để nắm bắt năng lực và hiệu quả lao động của từng nhân viên. Vậy cụ thể KPI là gì? Đây là chỉ số đánh giá năng suất lao động phản ánh tiến trình hoàn thành công việc của doanh nghiệp. 

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Chỉ số KPI là gì?

Hiện nay, chỉ số KPI được áp dụng trên hầu hết các lĩnh vực kinh doanh như: Buôn bán, ngân hàng, giáo dục, chăm sóc khách hàng,… Có nhiều mức độ để đánh giá hiệu suất lao động của doanh nghiệp. KPI ở mức độ cao sẽ tập trung vào chỉ số toàn doanh nghiệp. Còn nếu KPI ở mức độ thấp thì sử dụng cho công đoạn đơn lẻ.

Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp 

Sau khi tìm hiểu KPI là gì thì việc nắm được vai trò của KPI cũng rất cần thiết.  KPI có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển và tồn tại của công ty bởi:

  • Doanh nghiệp dễ dàng thống kê và theo dõi khả năng làm việc của nhân viên.
  • Đảm bảo mọi kế hoạch, dự định được hoàn thành đúng thời hạn.
  • Phát hiện được nhược điểm nếu quá trình hoàn thành chậm, và đâu là những kế hoạch quan trọng để ưu tiên làm trước.
  • Giúp quản lý có thể đưa ra chế độ lương hợp lý, từ đó tạo động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.
  • Nhân viên nắm được mức độ hoàn thành nhiệm vụ so với các mục tiêu ban đầu.
  • Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, nhân viên tự phát hiện thiếu sót và điều chỉnh công việc để kịp thời hoàn thành nhiệm vụ.

Phân loại KPI là gì? 

KPI được phân loại bởi nhiều cách, tuy nhiên sau đây là 3 loại KPI chính như sau.

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Có nhiều cách phân loại KPI

KPI đầu ra- output

Đây là một trong những hệ thống không còn xa lạ gì đối với chuyên viên nhân sự. KPI output cho phép thực hiện thao tác đánh giá nhanh và chính xác giúp tiết kiệm thời gian mà lại vô cùng hiệu quả. Dù vậy hệ thống này còn có điểm yếu là không cập nhật tốt tình hình thay đổi của thị trường.

KPI năng lực – competencies

Ở đây chủ yếu tập trung khai thác năng lực làm việc của cá nhân, tập thể. Thay đổi các nhóm KPI cho mỗi vị trí, hoàn cảnh, môi trường kinh doanh khác nhau sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính hiệu quả của công việc.

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Phân loại KPI như thế nào?

KPI hành vi – behavior

Yếu tố hành vi quyết định đến khả năng thăng tiến cũng như tiến độ hoàn thành công việc của mỗi người. Hành vi và thái độ tốt là yếu tố cần thiết để đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

Lý do doanh nghiệp thường không đạt KPI là gì? 

Có rất nhiều người thắc mắc nguyên nhân thiếu KPI là gì? Bởi doanh nghiệp thường xuyên không đạt KPI đã đề ra. Vậy liệu công ty của bạn có mắc phải một trong những lý do dưới đây?

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Lý do doanh nghiệp thường không đạt KPI là gì?
  • Thiếu người quản lý cứng để chuyên theo dõi, giám sát và đề xuất hướng giải quyết kịp thời khi thực hiện KPI. 
  • Các mục tiêu xây dựng chưa phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
  • Chưa xác định rõ mục đích tạo KPI là gì? 
  • Triển khai KPI chưa rõ ràng, không tập trung vào mục tiêu ban đầu đã đề ra.
  • Các mục tiêu trong KPI thiết lập rườm rà, không theo quy trình khiến nhân viên khó thực hiện. 
  • Trình độ năng lực của nhân viên kém hơn sơ với chỉ số KPI của công ty.

Ngoài những lý do cơ bản trên đây thì còn nhiều nguyên nhân khiến doanh nghiệp không đạt KPI mỗi tháng. Chỉ cần sai sót một bước nhỏ là sẽ ảnh hưởng đến tính khả thi của mục tiêu, vì vậy trước khi bắt tay xây dựng KPI thì công ty cần nghiên cứu kỹ chiến lược. 

Nguyên tắc xây dựng KPI là gì? 

Việc đầu tiên để xây dựng được hệ thống KPI hiệu quả cao là cần xác định rõ mục tiêu và đích đến. Điều này sẽ giúp việc đánh giá trở nên đơn giản mà tránh được những thiếu sót không đáng có. Vậy nguyên tắc xây dựng KPI là gì?

Gồm 4 nguyên tắc cơ bản như sau:

  • Đưa ra cụ thể, rõ ràng các mục tiêu (Specific)
  • Đo lường và dự định được trước hiệu suất công việc (Measurable)
  • Dự tính đạt được kết quả (Attainable)
  • Gắn liền với tình hình thực tế của công ty (Relevant)
  • Xác định thời hạn hoàn thành KPI cụ thể (Timebound)

Khi đã xác định mục tiêu xây dựng KPI là gì thì đây chính là khung để doanh  nghiệp có thể triển khai chỉ số phù hợp với công ty. Và tìm kiếm, bổ sung  những thiếu sót ấy để doanh nghiệp ngày càng đi lên.

Cách xây dựng chỉ số KPI để đạt hiệu quả cao

Xây dựng chỉ số KPI không hề khó, tuy nhiên tạo chỉ số như thế nào để đạt hiệu quả lại là vấn đề mà không phải nhân viên nào cũng làm được. Bởi nếu người lập KPI không hiểu biết về tình hình doanh nghiệp hoặc chưa có kinh nghiệm thì các bước sẽ rất khó khăn. Do vậy, hãy đọc kỹ các bước sau đây để thực hiện xây dựng KPI đúng chuẩn cho công ty.

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Xây dựng KPI thế nào để hiệu quả cao?

Bước 1: Xác định cụ thể người lập ra KPI

  • Để xây dựng được KPI thì bắt buộc người đó phải nắm rõ được công việc của từng vị trí trong công ty. Và người lập ra nó thường là trưởng phòng hoặc trưởng ban.
  • Với phương pháp này, chỉ số KPI sẽ có tính hiệu cao và thấy được rõ chức năng, ưu điểm của bộ phận.
  • Điểm thiếu sót ở đây có lẽ là việc mang đậm tính chủ quan trong việc làm ra hệ thống KPI. Vì vậy, nếu xây dựng KPI theo phương hướng này cần có sự đánh giá, xem xét của những người có chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm trong việc đưa ra chiến lược.

Bước 2: Phân chia rõ nhiệm vụ của từng người trong KPI là gì

  • Khi đã nắm được công việc mình phải làm gì, nhân viên sẽ tập trung và trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành công việc đúng thời hạn. 
  • Mỗi tổ, mỗi người sẽ có những thế mạnh riêng, ưu điểm riêng nếu nắm bắt và khai thác tốt tiềm năng của từng người thì công việc sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận

Bước 3: Lập chỉ số đánh giá hiệu suất lao động

Việc đánh giá, ghi nhận thành tích lao động dựa trên chỉ số là phương pháp không chỉ nhanh mà còn rất công tâm. Ta không cần phải cân đo đong đếm xem ai phù hợp hơn, ai có nhiều đóng góp hơn trong việc xây dựng công ty. Đảm bảo được quyền lợi và trách nhiệm của mỗi người.

Bước 4: Chế độ đãi ngộ, lương thưởng

Đây là cách nắm bắt tâm lý nhân viên, khi chế độ lương và thưởng được tính dựa trên số KPI họ sẽ nỗ lực và cố gắng làm việc để đạt năng suất cao hơn. Bởi tiến độ hoàn thành công việc không chỉ ảnh hưởng đến tập thể mà còn cá nhân mỗi người.

Cách tính KPI là gì?

Cách tính KPI hiệu suất công việc của nhân viên như sau: 

  • Doanh thu/tổng số nhân viên = Doanh thu trên mỗi nhân viên. Chỉ số trên được xem là dạng cơ bản nhất mà mỗi nhân viên đem lại cho công ty. Hiệu suất này được sử dụng để kiểm tra và đánh giá mức lợi nhuận của doanh nghiệp.

Cách tính KPI lợi nhuận của nhân viên: 

  • Tổng lợi nhuận/tổng số nhân viên = Lợi nhuận của từng nhân viên. Lợi nhuận của mỗi nhân viên sẽ được hiển thị rõ ràng và chia đều theo đầu người nếu tính theo công thức này. 
  • Cách tính KPI khi hiệu suất KPI của một nhân viên này ảnh hưởng đến lợi nhuận thô của công ty: Cộng thời gian hoàn thành cùng một công việc/số lần nhân viên thực hiện = Tỷ lệ hoàn thành công việc trung bình.

Ngoài các cách tính KPI cơ bản như trên, KPI còn có cách tính tuân theo 2 nguyên tắc: 

  • Nguyên tắc tính KPI dựa vào trọng số
  • Nguyên tắc tính KPI dựa vào hiệu suất và giai đoạn.

Những cách tính trên sẽ có ưu điểm riêng biệt và phù hợp với từng loại hình kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần có sự lựa chọn linh hoạt và tính toán cẩn thận để đạt hiệu quả tối ưu nhất. 

Sai lầm cần tránh khi triển khai KPI là gì? 

Xây dựng KPI phù hợp sẽ giúp  nhân viên ngày càng có chí tiến thủ, doanh nghiệp ngày càng phát triển. Tuy nhiên, nếu khi xây dựng KPI không thể tránh khỏi những sai lầm dẫn đến kết quả đạt được không như mong muốn

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Sai lầm cần tránh khi triển khai KPI là gì?

Không có chiến thuật xây dựng KPI

Bản đồ chiến lược là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Nếu xây dựng KPI mà không chú ý bản đồ chiến lược thì các chỉ tiêu đề ra chỉ mang tính vận hành. Lúc này, doanh nghiệp chỉ đạt được một số mục tiêu chức năng, chỉ số hiệu quả (hay còn gọi là PI).

Quá phụ thuộc vào KPI khi quản lý nhân sự

Việc xây dựng KPI cho đồng loạt tất cả các vị trí nhân sự sẽ giúp nhân viên cố gắng hoàn thành nhiệm vụ. Thế nhưng, sau khi xây dựng KPI nhà quản lý thường bỏ bê và không kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên. 

Họ chỉ quan tâm xem đó là KPI gì? Nhân viên có đạt được KPI hay không? Đây  tiếp tục là một trong những sai lầm mà các nhà quản lý mắc phải. Vì nếu không giám sát quá trình nhân viên làm việc sẽ không tránh khỏi những sai sót giữa chừng. 

Phân chia chỉ tiêu KPI không đồng đều

Việc xây dựng chỉ tiêu không thể thực hiện phương pháp cào bằng, nghĩa là mỗi vị trí cần có chỉ tiêu khác nhau. Nếu nhà quản lý đưa chung một chỉ tiêu cho tất cả các bộ phận sẽ dẫn đến kết quả đạt được không cao. Lúc này có thể xảy ra trường hợp là nhiều bộ phận hoặc cá nhân hoàn thành tốt công việc nhưng doanh nghiệp lại chưa đạt mục tiêu cơ bản. 

KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay
Cần xác định trước chỉ tiêu  KPI là gì?

Không gắn với tăng lương, thưởng khi chạy KPI

Hiện nay, có rất nhiều công ty giao chỉ tiêu KPI nhưng không có những đề xuất nhằm tạo động lực cố gắng cho nhân viên. Doanh nghiệp chưa biết cách tạo nên điểm khác biệt giữa mức hoàn thành công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ và hoàn thành xuất sắc. 

Chính sự thiếu đồng nhất như vậy đã vô tình khiến một bộ phận nhân viên thờ ơ, không có động lực làm việc. Vì vậy, doanh nghiệp hãy phân chia số tiền thưởng phù hợp với nhiều mức KPI mà nhân viên đạt được. 

KẾT LUẬN

Trên đây là thông tin về “KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay”. Nhìn chung KPI là một chỉ số thể hiện trạng thái công việc giúp các doanh nghiệp đánh giá cũng như quản lý nhân viên tốt hơn. Hy vọng, bài viết sẽ cung cấp kiến thức bổ ích để giúp bạn cách xây dựng KPI thành công cho doanh nghiệp của mình.