EnglishMột trong những khái niệm cơ bản nhất trong kinh doanh thương mại hiện nay chính là PO. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết PO là gì? Nếu đang cảm thấy khá rối và mơ hồ về PO thì hãy tham khảo qua nội dung sau. Chúng ta sẽ nhắc chi tiết định nghĩa, vị trí, vai trò cũng cách thức sử dụng, quản lý tài liệu này sao cho hiệu quả.
 |
| Cùng tìm hiểu PO là gì? Vai trò, ý nghĩa của nó với doanh nghiệp |
PO là gì?
Tìm đến bài viết này có nghĩa là bạn muốn biết PO là gì. Cụ thể, PO là viết tắt của cụm “Purchase Order” tức “Đơn đặt hàng” trong tiếng Anh. Chúng là tài liệu được người mua gửi đến người bán thể hiện ràng buộc chính thức về việc uỷ quyền cho phép mua hàng hoá, dịch vụ.
 |
| Bạn sẽ hiểu hơn “PO là gì?” sau khi theo dõi mẫu in sau |
Mỗi đơn đặt hàng được đánh số duy nhất để tiện theo dõi và quản lý. Chứng từ này cho biết chi tiết về giao dịch như: Ngày lập, Người bán/người mua, Mô tả sản phẩm, Thông số kỹ thuật, Đơn giá, Số lượng, Tổng giá trị, Điều khoản thanh toán, Điều kiện giao nhận, Điều kiện giảm giá, …
Ngoài ra, PO cũng có thể được hiểu là bưu điện hoặc viết tắt cho thẻ rút tiền Payonee của Paypal. Trong nội dung hôm nay, chúng ta sẽ giải thích PO là gì cũng như vị trí, vai trò của nó với nghĩa viết tắt của 1 đơn đặt hàng.
Vị trí, vai trò của PO
Sau khi hiểu PO là gì?, bạn có công nhận PO là chứng từ vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp hay không? Thật vậy, PO là tài liệu phục vụ kiểm tra, đánh giá đơn hàng. PO cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến việc mua bán giúp đảm bảo tính pháp lý cũng như quyền lợi của bên mua bán. Trong trường hợp việc mua bán không qua hợp đồng chính thức, PO là tài liệu mang tính pháp lý được bên bán công nhận.
PO thể hiện rõ nhu cầu, mong muốn của bên mua đến với nhà cung cấp. 2 bên có thể dùng chứng từ này đối chứng trong trường hợp việc giao nhận và thanh toán không được thực hiện đúng như nội dung đã trao đổi. Nếu người mua từ chối trả tiền, người bán sẽ được được bảo vệ.
Ngoài ra, PO cũng là tài liệu giúp quản lý, điều chỉ chi tiêu khi lưu lại yêu cầu và thống kê chi phí liên quan đến việc đặt hàng. Cùng với đó, người ta cũng sử dụng PO trong quá trình kiểm toán nhằm đảm bảo quá trình phát hành, xử lý và ghi đơn hàng thật sự xác thực.
PO khác biệt gì với Invoice?
Hiểu PO là gì? còn là việc phân biệt nó với Invoice. PO (Đơn đặt hàng) thường bị nhầm lẫn với Invoice (Hóa đơn) vì cùng là chứng từ được xuất ra trong quá trình mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, giữa chúng có sự khác biệt khá lớn.
 |
| Sau khi hiểu “PO là gì?”, có thể khẳng định chứng từ này khác với hoá đơn |
Về thời điểm và mục đích hình thành, PO được bên mua hàng tạo ra khi cần đặt hàng thì Invoice lại do bên bán tạo ra để lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra. Như vậy, Đơn đặt hàng được tạo ra và chuyển cho người bán để bắt đầu việc mua hàng. Trong khi đó, Hoá đơn được chuyển cho người mua khi việc mua hàng được thực hiện thành công. Chứng từ này được xuất tự động và quản lý bằng phần mềm.
Về nội dung, PO nêu rõ thông tin bắt buộc tương tự như hợp đồng mua bán. Đối với hóa đơn, thông tin được dùng để xác nhận quá trình bán hàng đồng thời lưu trữ phục vụ kết toán.
Quy trình hình thành và sử dụng PO
Nắm được quy trình hình thành và lưu chuyển của PO sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn PO là gì. Cụ thể, chứng từ này được xuất và sử dụng theo các bước sau.
Bước 1: Tìm hiểu và quyết định mua hàng
Thông qua thông tin, tài liệu được cung cấp, bên mua hiểu về sản phẩm, dịch vụ và quyết định mua hàng tại 1 doanh nghiệp, cửa hàng cụ thể.
Bước 2: Xuất Đơn đặt hàng PO
Bên mua hàng xuất và gửi đơn đặt hàng đến bên bán để bắt đầu việc mua hàng.
 |
| Sau khi tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ, đôi bên mua bán xuất đi và tiếp nhận PO để thực hiện các bước tiếp theo |
Bước 3: Xác nhận hoặc hủy đơn đặt hàng
Khi nhận được đơn đặt hàng, bên bán kiểm tra và xác nhận đặt hàng đã nhận. Trường hợp không thể đáp ứng được đơn đặt hàng đã nhận, bên bán cũng báo lại huỷ đơn đặt hàng nói trên.
Bước 4: Chuẩn bị đơn hàng
Dự trên đơn đặt hàng đã nhận, bên bán xuất kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đúng theo yêu cầu.
Bước 5: Vận chuyển
Sau khi chuẩn bị đầy đủ đơn hàng, bên bán vận chuyển sản phẩm, dịch vụ đến bên mua. Việc vận chuyển có thể được thực hiện bởi đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận tải.
Bước 6: Lập hoá đơn
Hoá đơn tương ứng với đơn đặt hàng được bên bán lập ra sau đó. Lưu ý: Số PO được lưu phải trùng khớp với đơn đặt hàng đã nhận. Đây chính là thông tin cơ bản sẽ được kiểm tra chéo khi tiến hành giao nhận.
Bước 7: Nhận hàng và thanh toán
Khi hàng được chuyển đến nơi, bên mua hàng kiểm tra và tiếp nhận hàng đã đặt. Tiếp đó, việc thanh toán được thực hiện theo điều khoản đã nêu trong đơn đặt hàng đã được đôi bên thông qua trước đó.
Quản lý PO thế nào cho hiệu quả?
Nắm được “PO là gì?” là chưa đủ. Bạn cần biết cách quản lý nó. Lí do là bởi, trong suốt quá trình hoạt động, lượng PO mà mỗi doanh nghiệp xuất ra cũng như tiếp nhận vô cùng khổng lồ.
 |
| Khi nằm được “PO là gì?”, bạn cũng nên quan tâm đến việc quản lý những chứng từ này sao cho hiệu quả |
Nếu không được quản lý, lưu trữ hợp lý, sai sót, nhầm lẫn rất có thể xảy ra. Để tình trạng đó không diễn ra, công ty, doanh nghiệp nên áp dụng 1 số biện pháp như:
Quản lý PO theo nhà cung cấp
Lưu trữ thông tin liên quan đến các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Chú ý đến tính rõ ràng, dễ hiểu của hồ sơ để việc tiếp cận, hợp lý hoá và đặt hàng sau đó trở nên chính xác và dễ dàng hơn.
Phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết trước khi đặt hàng
Doanh nghiệp cần xác định đâu là mặt hàng cần nhập kho hoặc xử lý kho thường xuyên. Cùng với đó, việc phân chia các khoản mua thành nhiều danh mục cũng rất quan trọng. Tất cả những công việc trên giúp người quản lý nắm được hạn chế về chi phí từ đó đưa ra phương án cân đối và đưa ra đơn đặt hàng cần thiết nhất.
Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng
Để kiểm soát chi phí mua hàng tốt hơn, doanh nghiệp cũng nên xây dựng và áp dụng quy trình phê mua hàng hợ lý. Quy trình này giúp ngăn chặn mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là tình trạng trùng d đơn hàng đối với 1 sản phẩm.
Xây dựng đề mục kiểm tra, đánh giá chất lượng
Mỗi đơn hàng cần được đánh giá và đảm bảo chất lượng đúng như yêu cầu. Có thể thực hiện điều đó bằng cách xây dựng đề mục kiểm tra với các thông tin như: Số lượng, giá cả, đặc điểm, chi tiết vận chuyển và các khoản thuế liên quan … Đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ qua đề mục giúp giảm thiểu sai sót, thiệt hại cho doanh nghiệp trong quá trình mua hàng.
Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu đúng cách
Hồ sơ, tài liệu liên quan đến đơn đặt hàng được dùng trong quá trình kiểm toán. Chính vì thế mà chúng cần được quản lý đúng cách nhằm hạn chế thất lạc, nhầm lẫn và quan trọng nhất là tính bảo mật.
Áp dụng quy trình huỷ đơn rõ ràng
Việc huỷ đặt hàng cũng cần được thực hiện rõ ràng. Doanh nghiệp cần đưa ra văn bản chính thức có nội dung cụ thể và chữ ký phê duyệt rõ ràng khi huỷ PO. Các tài liệu liên quan này được lưu trữ cùng PO bị hủy.
Sử dụng các phần mềm quản lý PO
Bạn cũng nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng để quản đơn đặt hàng cũng như các đơn nhập hàng. Công cụ này giúp lưu trữ và truy xuất thông tin hiệu quả đồng thời hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý, đánh giá nhập hàng, thanh toán và lên kế hoạch mua bán trong thời gian tiếp đó.
Có thể nói, sự xuất hiện của PO trong kinh doanh là thiết yếu. Nếu đang quản lý doanh nghiệp, bạn không thể không quan tâm đến chứng từ này. Mong rằng bài viết này có thể giúp bạn hiểu “PO là gì?” cũng như nắm được vị trí, vai trò của nó. Ngay từ bây giờ, hãy dành thời gian nhìn nhận, đánh giá việc quản lý PO của mình đã hiệu quả hay chưa. Nếu chưa thì nên cải thiện ra sao. Chắc chắn điều đó sẽ đem đến cho doanh nghiệp của bạn nền tảng phát triển vững vàng hơn rất nhiều đấy.